Algemene Bepalingen

1. Onder een feest wordt het gebruiken van de recreatieruimte ('De Woeste Hoeve') van de bewonersvereniging ‘Hoevestein’ voor het samenkomen van personen ter viering van een gelegenheid die te maken heeft met een groep of een individu verstaan, hierna te noemen feestgever. Tijdens dit feest kan gebruik worden gemaakt van de faciliteiten in de kroeg, waarvan vooraf contractueel wordt vastgesteld welke faciliteiten het betreft.
2. De reguliere openingstijden (woensdag en donderdag, in de standaard collegeweken, vanaf 22:00 uur) zijn, in principe, beschikbaar voor feesten. Deze tijd kan in overleg eventueel ook afwijken van de reguliere openingstijden. In overleg met het Woeste Hoeve Bestuur kunnen daarnaast ook op dinsdag, vrijdag, zaterdag en zondag reserveringen geschieden.
3. Op de dinsdag geldt er een minimum afname van €300. Wanneer dit bedrag niet wordt gehaald zal hier een boete opstaan van het tekortkomende bedrag.
4. Het Bestuur kan de overeenkomst en alle door haar na te komen verplichtingen te allen tijde kosteloos met of zonder schriftelijke opgave van reden ontbinden.
5. Een feest kan enkel gegeven worden wanneer een contract tussen de vertegenwoordiger van het Bestuur (meestal de Feestcommissaris) en de feestgever is afgesloten en wanneer de feestgever en alle aanwezige feestgangers in het bezit zijn van een studentenkaart (en dit op verzoek kunnen aantonen). Indien aan deze vereisten is voldaan, zijn de volgende bepalingen van toepassing op het geven van feesten.

Voor het Feest

1. Bij afsluiting van het contract dient aan een waarborgsom van €300,- te worden voldaan 2 weken voorafgaand de datum van het feest. Indien een reservering binnen 2 weken wordt geplaatst, dient de borg binnen 48 uur na bevestiging van de Feestcommissaris overgemaakt te zijn. Deze som zal worden verrekend met de eventueel te betalen vergoedingen en kan bij contractbreuk (gedeeltelijk) worden ingehouden. Indien de feestgever nalaat de waarborgsom van €300,- te betalen voor het feest, wordt een boete van €75,- in rekening gebracht.
2. De annulering van een feest is kosteloos tot 1 week voor aanvang. Een annulering van een feest binnen 1 week voor aanvang zal resulteren in een boete van €30,-. Daar komt bij dat eventueel gemaakte kosten in verband met het feest verhaald zullen worden op de feestgever. Indien de feestgever niet komt opdagen op de dag van de reservering, zal er een boete worden opgelegd tot maximaal €100,-.
3. De feestgever is vanaf het, op het contract vermelde, tijdstip aansprakelijk voor eventuele schade aan de recreatieruimte, de faciliteiten en/of de inventaris. Tevens is de feestgever vanaf genoemd tijdstip verantwoordelijk voor de gedragingen van alle aanwezigen (uitgezonderd van Woeste Hoeve Bestuursleden en/of door het Woeste Hoeve Bestuur aangestelde tappers) en eventueel daaruit voortvloeiende schade.
4. Indien versieringen in de kroeg worden aangebracht, gelden de volgende bepalingen. Met de vaststelling van de openingstijd van de zaal zal hiermee rekening moeten worden gehouden. Bij de ophanging van de versiering mag geen gebruik worden gemaakt van hulpmiddelen die de ruimte kunnen beschadigen (zoals spijkers, punaises e.d.). Hieronder valt dus ook eventuele versiering die afgeeft en vloerbedekkend materiaal als zand of stro. Confetti is eveneens niet toegestaan. Op alle hiervoor benoemde punten staat een boete van €250,-. De gebruikte versieringen moeten bestand zijn tegen extreme hitte als vuur; slingers ed. dienen geïmpregneerd of van een niet-brandbaar materiaal te zijn. De feestgever draagt zelf verantwoordelijkheid dat dit naar behoren gebeurt.
5. Het is mogelijk gebruik te maken van de keukenfaciliteiten, dit betreft het fornuis, de frituur, de magnetron, het aanrecht en de keukenspullen. Voor het gebruik hiervan zal €5,00 in rekening gebracht worden.
6. Vaststellen dopgeld: Dit gebeurt te allen tijde in overleg met de Feestcommissaris. De Feestcommissaris mag naar eigen inschatting bedragen vaststellen en aanpassen. Drank afkopen of gebruik maken van de dopgeldregeling dient ten alle tijden voorafgaand aan het feest schriftelijk met de Feestcommissaris besproken te worden. Dranken die wij in het assortiment hebben, dranken waarvan we een passend alternatief (naar redelijke beoordeling van de Feestcommissaris) in ons assortiment hebben of dranken die wij via onze leverancier kunnen leveren mogen in geen enkel geval zelf meegenomen worden. Cadeau verkregen dranken (zoals tijdens wissels, afscheidsfeesten e.d.) mogen niet geconsumeerd worden tijdens de verhuring. Indien dit toch wel wordt gedaan, kan de Feestcommissaris een tot nader te bepalen bedrag in rekening brengen. Voor afkoop van dranken uit bovenstaande categorie gelden specifieke tarieven: fris €4,00 per liter, fles sterkedrank <30% €25,00 per fles, fles sterkedrank >30% €25,00 per fles, wijn in overleg met Feestcommissaris. Voor dranken buiten ons assortiment gelden tarieven na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Feestcommissaris.
7. Dj booth: De dj booth is af te huren door de feestgever voor een bedrag van €75. Hierdoor zullen de kosten van het huren van een dj in de meeste gevallen ook flink lager uitvallen. De dj moet de feestgever zelf regelen, tenzij anders gecommuniceerd door het Bestuur van de Woeste Hoeve. De dj booth is inclusief extra lichteffecten en twee rookmachines (CO2 blazers), ook maakt deze dj booth het mogelijk om met alleen een usb stick al muziek te draaien in plaats van een laptop aan te sluiten (minder kans op schade). De dj booth is alleen te huren voor gebruik tijdens een afhuur in de Woeste Hoeve en zal niet uitgeleend/verhuurd worden buiten de Woeste Hoeve. Voor het gebruik van de DJ Booth gelden de volgende regels: alleen de DJ’s en het Bestuur van de Woeste Hoeve hebben toegang tot de DJ booth. De master-volume knop blijft zoals hij staat. Op de DJ Booth worden geen glazen of bekers met drank geplaatst. Drank kan op het venster links van de DJ booth worden gezet. Het Woeste Hoeve Bestuur is te allen tijde verantwoordelijk en er moet geluisterd worden naar besluiten die genomen worden door het Woeste Hoeve Bestuur.

Tijdens het Feest

1. Toegang tot het gebied achter de bar is uitsluitend voor het Woeste Hoeve Bestuur en verantwoordelijke tapper. Indien de feestgever of een feestganger toegang nodig heeft, zal hij/zij dit te allen tijde van tevoren afspreken met het op die avond aangewezen Bestuurslid. Het Bestuur behoudt het recht mensen achter de bar te weren, ook als deze van de organiserende partij zijn. Het Bestuur behoudt tevens te allen tijde het recht om het feest vroegtijdig stop te zetten indien dit nodig bevonden wordt.
2. Het heffen van entreegelden voor toegang tot het feest is niet toegestaan. Evenzo zijn alle kunstgrepen op niet-vrijwillige basis bedoeld om winst te maken op een feest niet toegestaan. Wel kan gebruik gemaakt worden van een zogenaamde pot waarin men een vrijwillige donatie kan doen.
3. Te allen tijde dient een Bestuurslid van de Woeste Hoeve aanwezig te zijn.
4. De feestgever is verplicht op dinsdagen, woensdagen en donderdagen een verantwoordelijke tapper mee te brengen. Deze tapper dient aanwezig te zijn en assistentie te verlenen vanaf de openingstijd tot de sluitingstijd van het feest. De tapper dient een IVA-certificaat te hebben. Indien de feestgever nalaat een tapper aan te leveren, wordt een boete van €50,- in rekening gebracht. Indien de aangeleverde tapper gratis drank verstrekt, wordt aan de feestgever een boete van €50,- opgelegd, alsmede de kosten van de weggegeven drank.
5. Tijdens dinsdagen, woensdagen en donderdagen in de standaard collegeweken wordt er geen tappersvergoeding gerekend, buiten deze tijden wordt wel een tappersvergoeding gerekend. Voor feesten tot 70 personen volstaat 1 tapper, hierboven is een 2e en eventueel 3e tapper vereist (de Feestcommissaris stelt dit vast). Het geldende bartarief bedraagt €15,- per uur gedurende de gehele reservering.
6. Tijdens het feest is het niet toegestaan door de aanwezigen meegebrachte drank of etenswaren te nuttigen, tenzij anders overeengekomen met de Feestcommissaris. Het is niet toegestaan de nooddeur te openen, te roken op het terrein van Hoevestein, geluid te maken/overlast te veroorzaken in de flat en op het terrein van Hoevestein, drank mee te nemen buiten de Woeste Hoeve, het geluidsniveau naar boven bij te stellen of personen toegang te verlenen die de toegang tot de ruimte is ontzegd door middel van een schorsing of andere maatregel.
7. Tijdens het feest is het niet toegestaan brasacties, betreft spullen of personen, buiten de Woeste Hoeve te laten plaatsvinden. De grens ligt in de garderobe en mag niet buiten de ingang van de Woeste Hoeve gebeuren. De feestgever is verantwoordelijk voor de brassen die gedaan worden en zullen gewaarschuwd worden wanneer er buiten de Woeste Hoeve gebrast wordt. Wanneer er na één waarschuwing nogmaals buiten de kroeg een brasactie voortgezet zal worden, wordt aan de feestgever een boete van €50,- opgelegd.
8. Optredens van bands, orkesten, DJ's e.d. zijn alleen met voorafgaande toestemming van de Feestcommissaris toegestaan.
9. Indien niet wordt voldaan aan bovengenoemde invulling of aan het contract overeengekomen invulling, dan zijn het Woeste Hoeve Bestuur of de dan aanwezige tappers bevoegd het feest te beëindigen.
10. Bij een normaal verloop van de avond bepaalt de feestgever in overleg met het Woeste Hoeve Bestuur het eindtijdstip van het feest. De definitieve beslissing over het eindtijdstip is in handen van het Woeste Hoeve Bestuur.
11. Bij alles waarin het contract niet volstaat, is het besluit van het Woeste Hoeve Bestuur leidend.

Na het Feest

1. Na afloop zal de kroeg schoongemaakt worden door het Woeste Hoeve Bestuur. De extra kosten hiervoor bedragen €45,-. Dit bedrag kan komen te vervallen indien de feestgever zelf de kroeg schoonmaakt op dezelfde avond. Het schoonmaken dient dermate gedaan te worden dat de kroeg Woeste Hoeve weer in dezelfde staat verkeerd als waarin het werd aangetroffen. Mocht de feestgever dezelfde avond zelf willen schoonmaken, zal dit worden gedaan met een redelijk tempo door personen die zich, naar mening van het Woeste Hoeve Bestuur, in een bekwame en relatief nuchtere staat bevinden.
2. Een overzicht van de te betalen vergoedingen wordt binnen 10 werkdagen aan de feestgever verstrekt. Deze rekening dient binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te zijn. Indien dit niet het geval is dan zal de rekening per week te laat betaald, verhoogd worden met 10% van het totaalbedrag van de rekening.
3. Als schade en/of overlast in of rondom de kroeg heeft plaatsgevonden kan (een deel van) de gehele borgsom worden ingehouden. De mate van schade en overlast wordt naderhand bepaald door het Woeste Hoeve Bestuur. Bij schade zal de materiaalkosten plus urenvergoeding in rekening worden gebracht. De urenvergoeding bedraagt €25,- per uur, met een minimum van 1 uur. Bij reparaties uitgevoerd door derden rekenen wij administratiekosten à €10,- per geval.
4. Voor iedere plas braaksel brengen wij €15,- extra schoonmaakkosten in rekening.
5. Als spullen (in tegenstelling tot hoe dat is gecommuniceerd) niet worden opgehaald binnen 7 dagen, vervallen de eigen rechten en worden deze verleend aan het Woeste Hoeve Bestuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestuursgeschenken of andere dingen.
6. Voor alle bovenstaande bepalingen geldt dat van deze mag worden afgeweken in overleg met de Feestcommissaris, welke eventueel hierover overleg pleegt met de rest van het Woeste Hoeve Bestuur.

Datum ingebruikstelling voorwaarden: 08-09-2025